Datenschutzerklärung

Einleitung

Vocova verpflichtet sich zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre Daten erheben, verwenden und schützen, wenn Sie unseren KI-gestützten Transkriptionsdienst nutzen. Vocova wird von NOWGIC LTD betrieben, einem im Vereinigten Königreich registrierten Unternehmen.

Erhobene Informationen

Wir erheben die folgenden Arten von Informationen, um unseren Dienst bereitzustellen und zu verbessern:

• Kontoinformationen: E-Mail-Adresse zur Authentifizierung und Kontoverwaltung
• Transkriptionsdaten: Von Ihnen hochgeladene Audiodateien und die daraus erstellten Transkriptionen werden sicher gespeichert, um das Speichern, Bearbeiten, Exportieren und Teilen zu ermöglichen
• Nutzungsdaten: Grundlegende Analysen zur Verbesserung unseres Dienstes (z. B. Funktionsnutzung, Fehlerprotokolle)
• Zahlungsinformationen: Werden sicher über unseren Zahlungsdienstleister (Stripe) verarbeitet — wir speichern keine Kreditkartendaten

KI-Verarbeitung

Unser Dienst nutzt KI zur Transkription und Verarbeitung Ihrer Audioinhalte:

• Ihre Audiodateien und Textinhalte werden zur Transkription und Übersetzung an KI-Anbieter übermittelt
• Wir verwenden Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen
• KI-generierte Transkriptionen werden zu Ihrer Bequemlichkeit Ihrem Konto zugeordnet
• Sie können Ihre Transkriptionen jederzeit löschen

Datenspeicherung und Sicherheit

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• Verschlüsselte Cloud-Speicherung für alle Nutzerdaten
• Branchenübliche Sicherheitsprotokolle (HTTPS, Verschlüsselung im Ruhezustand)
• Sichere Rechenzentren bei renommierten Cloud-Anbietern
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -aktualisierungen

Datenweitergabe

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Eine Weitergabe von Informationen erfolgt nur in diesen eingeschränkten Fällen:

• Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
• An Dienstleister, die uns beim Betrieb unserer Plattform unterstützen (z. B. Cloud-Hosting, Zahlungsabwicklung)
• Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zum Schutz unserer rechtlichen Ansprüche erforderlich ist

Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre Daten für die folgenden Zeiträume auf:

• Kontodaten (E-Mail, Einstellungen): Werden aufbewahrt, bis Sie Ihr Konto löschen
• Audiodateien und Transkriptionen: Werden aufbewahrt, bis Sie diese löschen oder Ihr Konto löschen
• Analysedaten: Anonymisierte Nutzungsdaten werden von unserem Analyseanbieter gemäß dessen Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert. Sie können jederzeit eine Löschung beantragen
• Zahlungsunterlagen: Werden bis zu 7 Jahre aufbewahrt, wie es die britischen Steuer- und Buchhaltungsvorschriften erfordern
• Verifizierungscodes (OTP): Werden nach 15 Minuten automatisch gelöscht
• Anmeldesitzungen: Ihre Anmeldesitzung läuft nach 30 Tagen Inaktivität ab, sodass Sie sich erneut anmelden müssen. Dies hat keinen Einfluss auf Ihre Transkriptionen oder Kontodaten

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Gemäß Artikel 6 der DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Verarbeitung Ihrer Audiodateien und Bereitstellung von Transkriptionsdiensten (notwendig zur Erbringung des Dienstes, für den Sie sich angemeldet haben)
• Einwilligung: Analyse-Cookies und optionales Tracking werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert
• Berechtigtes Interesse: Aufrechterhaltung der Sicherheit, Betrugsprävention und Verbesserung der Dienstzuverlässigkeit
• Gesetzliche Verpflichtung: Aufbewahrung von Zahlungsunterlagen gemäß den britischen Finanzvorschriften

Drittanbieter-Datenverarbeiter

Wir nutzen die folgenden Kategorien von Drittanbietern zum Betrieb unserer Plattform. Alle Auftragsverarbeiter sind durch Datenverarbeitungsverträge gebunden und verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen:

• Spracherkennungsanbieter (USA): Empfängt Audiodateien zur Transkription. Audio wird in Echtzeit verarbeitet und nach Abschluss der Verarbeitung nicht aufbewahrt
• KI-Sprachverarbeitungsanbieter (USA): Empfängt Textinhalte zur Übersetzung und Textverbesserung. Inhalte werden nicht zum Modelltraining verwendet
• Cloud-Speicheranbieter (globales CDN): Speichert verschlüsselte Audiodateien und Transkriptionsdaten
• Zahlungsdienstleister — Stripe (USA): Verarbeitet Zahlungsinformationen. Unterliegt der eigenen Datenschutzerklärung von Stripe
• Analyseanbieter — Mixpanel (USA): Empfängt anonymisierte Nutzungsdaten nur mit Ihrer Einwilligung. IP-Adressen werden nicht erhoben
• Werbemessung — Google Ads (USA): Misst die Leistung von Werbekampagnen mittels Google Consent Mode. Tracking berücksichtigt Ihre Cookie-Einstellungen
• Sitzungs- und Ratenbegrenzungsanbieter (USA): Verwaltet Authentifizierungssitzungen. Es werden keine persönlichen Inhalte gespeichert

Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR stützen wir uns auf von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs) oder auf die Teilnahme des Dienstleisters an anerkannten Datenschutzrahmenwerken, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auf dem gleichen Niveau wie nach der DSGVO geschützt werden.

Cookies und Tracking

Wir verwenden notwendige Cookies zur Unterstützung der Kernfunktionalität:

• Authentifizierung und Sitzungsverwaltung
• Benutzereinstellungen und Präferenzen

Wir verwenden optionale Analyse-Cookies (Mixpanel) und Cookies zur Werbemessung (Google Ads), um zu verstehen, wie unser Dienst genutzt wird, und die Werbewirksamkeit zu messen. Diese werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Banner aktiviert. Wir setzen Google Consent Mode v2 ein, der sicherstellt, dass Tracking Ihre Cookie-Einstellungen berücksichtigt. Wenn Sie Cookies ablehnen, verwendet Google datenschutzfreundliche Modellierung anstelle von individuellem Tracking.

Wir verwenden keine Cookies für seitenübergreifendes Tracking oder verhaltensbasierte Werbung.

Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO und den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie das Recht:

• Auf Ihre personenbezogenen Daten und Ihren Transkriptionsverlauf zuzugreifen
• Ihre Transkriptionen in Standardformaten zu exportieren
• Ihr Konto und alle zugehörigen Daten in Ihren Kontoeinstellungen zu löschen
• Analyse-Cookies jederzeit zu akzeptieren oder abzulehnen
• Nicht wesentliche Mitteilungen abzubestellen

Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte unter contact@vocova.app

Aktualisierungen der Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen werden Sie per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website informiert.